Cara Menjalankan Siasatan Aduan Secara Telus di Tempat Kerja

Kepentingan SOP Siasatan Aduan dalam Organisasi

Sebagai seorang pengurus, pegawai integriti, mahupun pengamal kerja sosial, menguruskan aduan organisasi adalah satu tanggungjawab yang berat. Kegagalan mengendali aduan dengan betul boleh menjejaskan reputasi agensi dan merosakkan kepercayaan pelawat. Oleh itu, setiap organisasi memerlukan satu SOP siasatan aduan yang mantap bagi memastikan keadilan untuk semua pihak.

Siasatan aduan yang telus bermaksud setiap tindakan diambil secara terbuka, adil, objektif, dan boleh dipertanggungjawabkan. Tujuannya adalah untuk memastikan setiap keputusan akhir dibuat berdasarkan fakta dan bukti kukuh, bukannya atas andaian, tekanan politik, atau kepentingan peribadi mana-mana pihak

Bagaimanakah prosedur pengendalian aduan yang betul? 

Berikut adalah 10 langkah menjalankan siasatan dalaman secara telus yang boleh dijadikan panduan dan rujukan:

1. Menerima dan merekod aduan

Setiap aduan hendaklah direkodkan dengan lengkap, termasuk tarikh diterima, butiran pengadu, isu yang dibangkitkan dan bukti yang dikemukakan.

2. Menentukan bidang kuasa

Pastikan aduan berada di bawah bidang kuasa agensi. Jika tidak, salurkan aduan kepada agensi yang berkaitan dan maklumkan perkara tersebut kepada pengadu.

3. Melantik pegawai penyiasat yang bebas

Pegawai yang menjalankan siasatan hendaklah tidak mempunyai sebarang kepentingan atau konflik kepentingan dengan mana-mana pihak yang terlibat.

4. Mengumpulkan bukti secara menyeluruh

Kumpulkan semua dokumen, rekod, rakaman, gambar atau bukti lain yang berkaitan. Temu bual semua pihak yang berkaitan tanpa memilih sebelah pihak sahaja.

5. Memberi peluang kepada semua pihak untuk didengar

Pengadu dan pihak yang diadu hendaklah diberi peluang yang adil untuk memberikan penjelasan, mengemukakan bukti dan menjawab dakwaan.

6. Menjalankan siasatan secara objektif

Elakkan membuat kesimpulan awal atau dipengaruhi oleh kedudukan, pangkat, hubungan peribadi atau tekanan daripada mana-mana pihak. Penilaian hendaklah dibuat berdasarkan fakta dan bukti yang sah.

7. Merekod setiap tindakan siasatan

Semua proses siasatan, termasuk temu bual, lawatan, pemeriksaan dokumen dan penemuan, hendaklah direkodkan dengan lengkap bagi memastikan proses tersebut boleh diaudit dan disemak.

8. Menyediakan laporan siasatan

Laporan hendaklah mengandungi latar belakang aduan, kaedah siasatan, fakta yang diperoleh, analisis, dapatan serta syor tindakan. Sebarang keputusan hendaklah disertakan dengan alasan yang jelas.

9. Mengambil tindakan yang sewajarnya

Jika aduan berasas, tindakan pembetulan, pentadbiran, tatatertib atau penguatkuasaan hendaklah diambil mengikut undang-undang dan SOP. Jika aduan tidak berasas, alasan keputusan hendaklah dijelaskan dan direkodkan.

10. Memaklumkan keputusan kepada pengadu

Pengadu hendaklah dimaklumkan mengenai hasil siasatan dalam tempoh yang munasabah, tertakluk kepada garis panduan serta kerahsiaan maklumat.

Prinsip Utama Pengendalian Aduan Organisasi

Sepanjang proses siasatan, prinsip utama yang perlu dipatuhi ialah ketelusan, keadilan, akauntabiliti, integriti, kerahsiaan maklumat dan pematuhan kepada undang-undang serta prosedur operasi standard (SOP). 

Dengan mematuhi prinsip-prinsip ini, siasatan akan lebih dipercayai, mengurangkan risiko berat sebelah dan meningkatkan keyakinan orang awam terhadap agensi.

sop-pengendalian-dan-siasatan-aduan-organisasi

*Nota: Pandangan dan penulisan di dalam artikel ini adalah hak milik dan pendapat peribadi penulis sepenuhnya serta tidak mewakili dasar atau pandangan rasmi Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM).