Tomakninah dalam Penulisan Laporan Aduan dan Rujukan Kes

Hari ini, Che Kak berkesempatan membaca laporan kes dalam sistem eBantuan dari sebuah negeri di luar Semenanjung Malaysia berkaitan dengan kes rayuan.

Che Kak terpegun membaca laporan tersebut kerana penyampaian maklumatnya cukup lengkap, tersusun, mudah difahami dan boleh membayangkan situasi sebenar berdasarkan penerangan yang diberikan.

Sebab itulah seseorang pegawai kes perlu mempunyai kemahiran penulisan laporan yang baik, jelas dan memuaskan.

Laporan kes bukan sekadar catatan untuk memenuhi keperluan dokumentasi, tetapi menjadi bahan rujukan pihak atasan dalam membuat pertimbangan, penilaian dan keputusan sekiranya timbul sebarang persoalan berkaitan kes berkenaan.

Hari ini juga, Che Kak berkesempatan membantu seorang rakan dalam penyediaan laporan kes mengikut format Borang Aduan Pelanggan.

Lama dah Che Kak tinggalkan kemahiran penulisan laporan aduan sejak berpindah ke ibu negeri Kelantan.

Berbelas tahun pengalaman sebagai Penyelaras Aduan bagi dua jajahan memberikan Che Kak pelbagai pendedahan dan pengajaran dalam pengendalian aduan.

Satu perkara yang Che Kak belajar sepanjang tempoh perkhidmatan ialah penulisan laporan aduan tidak sama dengan penulisan cerpen yang banyak khayalan. 

Ada kaedah, susunan dan pendekatan yang perlu diberikan perhatian supaya penyampaian maklumat lebih berkesan dan tidak menimbulkan kekeliruan.

Jadi, untuk korang yang nak menulis laporan aduan atau rujukan kes, kena ada tomakninah dalam penyediaan laporan supaya setiap maklumat yang disampaikan mempunyai asas, bukti dan penjelasan.

Ingat, laporan kita mungkin menjadi bahan bacaan dan rujukan Menteri, Ketua Pengarah, Ketua Bahagian, Pengarah, EXCO atau mana-mana pihak berkepentingan, lebih-lebih lagi bagi kes yang mendapat perhatian umum atau tular di media sosial atau mana-mana laman.

Peraturan pertama: Turun padang untuk mendapatkan maklumat yang berkaitan.

Kunjungan ke rumah atau lokasi berkaitan amat penting bagi mendapatkan gambaran sebenar, pengesahan maklumat dan pemahaman yang lebih menyeluruh tentang situasi yang berlaku dan bukan sekadar bayangan.

Che Kak ni jenis visual dan sebolehnya nak melihat sendiri keadaan di lokasi supaya penilaian yang dibuat tidak hanya bersandarkan kepada penerangan orang lain dan khayalan.

Catat setiap maklumat yang diperoleh dan pastikan sumbernya sahih dan bezakan antara fakta, keterangan pihak terlibat, andaian dan perkara yang masih memerlukan pengesahan.

Jangan sampai laporan yang disediakan hanya berdasarkan perasaan, tanggapan atau gambaran sendiri tanpa  maklumat yang mencukupi sebagai sokongan.

Untuk mengembangkan persoalan dan melengkapkan pengumpulan maklumat, korang boleh menggunakan kaedah 5W 1H sebagai pegangan.

Persoalan demi persoalan perlu diteliti bagi memastikan maklumat yang dikumpulkan mencukupi untuk menghasilkan rumusan dan cadangan tindakan yang bersesuaian.

Bak kata Ziana Zain, Persoalan demi persoalan

Membelenggu akal dan fikiran

Tidak ku temu jawapan... 

Haaa jangan sampai Tuan Pengarah bilang begini lepas baca laporan.

Haaa, sebab itulah laporan perlu mempunyai susunan yang jelas, kronologi yang teratur, bukti yang relevan dan rumusan yang mudah difahami pihak atasan.

Kemahiran penulisan laporan bukan sekadar menyampaikan maklumat, tetapi memastikan setiap fakta mempunyai sandaran, setiap persoalan mendapat penjelasan dan setiap cadangan tindakan mempunyai alasan yang munasabah dan berkesan.

Laporan yang baik memudahkan penilaian, membantu pertimbangan dan menjadi asas kepada tindakan susulan yang lebih berkesan.

Sepanjang 15 tahun pengalaman menjadi Penyelaras Aduan, ada dua kenangan yang masih segar dalam ingatan Che Kak dan tak mungkin dapat dilupakan.

Nantilah Che Kak kongsikan dalam perkongsian yang akan datang, tunggu mood rajin yang datang sekali sebulan.

Sekarang Che Kak nak pergi teman tok laki tengok TV di ruang depan.